Een fijn en effectief gesprek bij een ziekmelding met deze 5 tips!
Een collega die zich ziekmeldt bij jou als leidinggevende. Vervelend natuurlijk, vooral voor jouw collega maar natuurlijk ook voor het team en continuïteit van het werk. Gesprekken worden vaak als lastig ervaren. Wat mag je nu wel en niet vragen bij de ziekmelding? Hoe kun je spreken over het moment van terugkeer zonder iemand onder druk te zetten? Voor jou als leidinggevende een uitdaging. Maar bedenk je ook dat veel medewerkers het een lastig gesprek vinden. Daarom vind je in dit artikel 5 tips om goed om te gaan met een ziekmelding.
1. Ga het gesprek in met oprechte interesse voor jouw collega.
Stel van hieruit vragen en leef mee. Je wil vanuit begrip vragen hoe het met iemand gaat tijdens de ziekmelding. Dit zou je bij iemand anders buiten je werk om ook doen. Ziek zijn is niet leuk, dus wees vooral in het eerste gesprek meelevend en begripvol.
2. Heb aandacht voor het gesprek als iemand belt.
Komt het in de ochtend even niet uit om even rustig te bellen? Spreek dan af wanneer je later op de dag nog eens belt. Een tijd afspreken kan fijn zijn voor de zieke collega, zodat hij of zij niet de hele dag naast de telefoon zit en ook echt tot rust kan komen.
3. Je kunt veel meer vragen dan je denkt. Je bent alleen geen dokter.
Dat is jouw rol niet. Het is in principe ook niet relevant wat iemand heeft en hoe de ziekte veroorzaakt is. Wel wil je weten wat iemand weerhoudt van werken en voor hoe lang je een andere oplossing dient te vinden? Wat je bijvoorbeeld altijd kunt vragen bij de ziekmelding:
- Wil je mij vertellen wat er aan de hand is?
- Hoe voel je je?
- Hoe gaat het thuis en met anderen in het gezin?
- Welke taken dienen van je overgenomen te worden?
- Hoe kan ik of het team jou op dit moment helpen?
- Heb je een idee hoe lang je er niet zult zijn?
- Zijn er aanpassingen nodig om weer aan het werk te kunnen?
4. Gebruik de telefoon om te bellen!
Ja we leven in een tijd van mail, app, teams en nog meer digitale manieren van communiceren. Maar bellen kan echt nog steeds en is blijk van interesse als je het gesprek op de juiste manier voert. Ooit bedacht dat een appje op een ziekmelding met “beterschap, laat maar even weten hoe het de komende dagen gaat” ook als ongeïnteresseerd gezien kan worden? Terwijl jij waarschijnlijk juist vertrouwen wil geven en niet controlerend over wilt komen. Besef je dus goed wat je zegt bij de ziekmelding en hoe dat overkomt.
5. Spreek af hoe nu verder
Afhankelijk van de situatie spreek je samen af hoe het nu verder gaat. Een flinke griep? Dan kun je na een paar dagen weer even bellen om te horen hoe het gaat. Is er meer aan de hand? Bespreek dan goed wat er nodig is en volg protocollen van de organisatie. Zorg dat je goed afgestemd blijft en betrokken bij jouw collega. Daarmee bereik je het meeste en werkt voor allebei fijn.
Waarom is de ziekmelding een belangrijk moment?
Het lijkt misschien gewoon een van de telefoontjes op een dag voor jou als leidinggevende. Toch is het één van de belangrijke momenten die bepalend kan zijn in de relatie tussen jouw teamlid en jou. Wanneer je inzet op een cultuur van vertrouwen, betrokkenheid en bijvoorbeeld eigen regie, is dit hét moment om ook op die manier met elkaar op te gaan.
Wanneer je als organisatie bezig bent met cultuuromslag, is ook het begeleiden van leidinggevenden op dit vlak dus een aanrader. Leidinggevenden spelen een cruciale rol voor teams en individuele medewerkers. Communicatieve vaardigheden zijn ontzettend belangrijk. Veel belangrijker dan de inhoud van het werk en vaak zit daar al veel kennis. Iedere leidinggevende doet het op zijn eigen manier. Authenticiteit in communicatie en leiderschapsstijl wil je dus ook zeker behouden.