Tegenwoordig is er meer behoefte aan een effectief, vlot en dus modern functioneringsgesprek. Beide kanten op natuurlijk. Tijdens zo’n gesprek worden er prikkelende vragen gesteld, wordt er goed geluisterd en kun je eerlijk zijn. Lange termijn dromen, privé issues en frustraties kunnen worden besproken. Een goede leidinggevende is inspirerend en heeft coachende vaardigheden. Hierdoor wordt de medewerker aan het denken gezet en voert deze de regie over eigen ontwikkeling. Zo’n medewerker kent zichzelf goed en is zich bewust van zijn eigen ontwikkeldoelen en kansen.
Focus op HOE het gesprek wordt gevoerd
Het allerbelangrijkste bij gesprekken tussen leidinggevenden en werknemers is HOE die worden gevoerd. Een aantal dingen zijn hierin sowieso belangrijk. Denk aan een open houding van waaruit onderzocht wordt wat er speelt. Ook weten hoe je feedback geeft én ontvangt is erg belangrijk voor zowel leidinggevende als werknemer. Verder is een fijne en veilige sfeer erg belangrijk en wil je dat beide partijen de kans hebben gehad zich even voor te bereiden.
Maak van een 1-1 gesprek iets om naar uit te kijken!
Hoe ziet een moderne gesprekscyclus eruit?
Een moderne gesprekscyclus worden kent iets meer formele gesprekken per jaar. Minimaal 4, maar er zijn ook organisaties waar elke maand een gesprek gepland staat. Waarom een ‘formeel’ gesprek? Omdat je er dan vooraf over nadenkt en voorbereid het gesprek ingaat. Betekent dit in pak en met knikkende knieën naar binnen? Nee natuurlijk niet, je wilt juist dat beiden op hun gemak zijn en door vaker te spreken wordt het een gewoonte en dus niet meer spannend.
Verder heeft elk gesprek alle onderdelen die normaal over het jaar verdeeld zijn. Er wordt dus uitgegaan van constante verandering en er is altijd ruimte om plannen aan te passen. Ook wederzijdse feedback is iets dat elke keer aan bod komt. Eenzijdige beoordeling valt weg, een constant dialoog dat wederzijds is past meer in een modern functioneringsgesprek. Denk aan deze onderwerpen die dus elk gesprek voorbij komen:
- Evaluatie afgelopen periode
- Feedback geven & ontvangen
- Korte & lange termijn plannen
- Bijdrage aan missie & strategie organisatie
- Afspraken vastleggen
Geen verassingen
Een modern functioneringsgesprek wordt dus vaker gehouden en zorgt ervoor dat je altijd up-to-date bent met elkaar. Dit betekent ook dat er op geen moment grote verassingen kunnen zijn. Vindt er dus een beoordeling plaats, bijvoorbeeld voor een salarisronde, dan kan het niet zijn dat hier iets nieuws uitkomt. De medewerker zou zelf redelijk vooraf moeten kunnen inschatten wat de uitkomst zal zijn.
Werk je nog met een ‘ouderwetse gesprekscyclus? Maak kleine aanpassingen!
De meeste organisaties maken gebruik van een redelijk vergelijkbare gesprekscyclus met 2 of 3 gesprekken per jaar. Dit kan een prima basis zijn, mits het met aandacht wordt uitgevoerd en er daarnaast ook ruimte is voor meer informele gesprekken. De vorm, de toon en de open houding maken het verschil, dat is veel belangrijker dan de structuur die er is! Werk je dus nog met een wat verouderde gesprekscyclus, maak je niet teveel zorgen. Probeer aandacht te besteden aan HOE gesprekken worden gevoerd en laat leidinggevende regelmatig informele gesprekken houden.
Wat heb je nodig voor een modern functioneringsgesprek?
Hiervoor is training en begeleiding van zowel leidinggevende als de medewerkers van belang. Het vraagt iets anders van allebei en dat heb je niet met de invoering van een nieuw formulier of systeem voor elkaar. Een eenvoudige methode helpt uiteraard wel waarbij duidelijk is dat de focus op het gesprek ligt en niet op het invullen van scores.
Dit vraagt dus investering van de organisatie en aandacht voor de manier van communiceren. Daarnaast is een veilige sfeer binnen de organisatie nodig waardoor er ook ruimte is voor open en eerlijke gesprekken. Vergeet daarbij vooral niet de rol van hoger management. Voorbeeldgedrag en open communicatie zijn hier extra belangrijk. Anders is het lastig voor de rest van de organisatie om dit te kunnen doen.
Een ‘moetje’ van HR
“Poeh, het is weer tijd voor de beoordelingsronde”. In veel organisaties zuchten zowel HR als de leidinggevenden wanneer het weer tijd is voor een beoordelingsronde. Jammer! Want het kan een super fijn moment zijn waarin medewerker en leidinggevenden centraal staan. Zorg dat het niet alleen ‘het feestje van HR’ is maar iets dat gedragen wordt door de gehele organisatie.
Wil je jouw leidinggevenden goed opleiding en een ster maken in communicatie?
Bekijk dan het leiderschapstraject van 5 maanden waarin leidinggevenden zichzelf beter leren kennen, verbinden leren te maken met anderen en een authentieke leiderschapsstijl ontwikkelen. Onderdeel van dit traject is een unieke week in de Alpen waar échte verdieping plaatsvindt.
